經商標申請人授權商標代理組織辦理商標注冊申請事項，商標一經國家商標局核準注冊，國家商標局會在商標核準注冊日后一定時間內(非法定時間)將《商標注冊證》寄往商標代理組織。合法的商標代理組織都是經國家商標局備案機構，如經營場所改變或代理組織注銷，應及時到商標局辦理相應手續。目前，一些商標代理組織未按規定到國家商標局辦理變更或注銷備案手續，導致商標局發出的相關書件被郵局退回，影響或損害了相關商標申請人的利益。為切實保障商標申請人的合法權益，商標局發出關于商標申請人直接來商標局領取《商標注冊證》等書件的通知：
一、商標申請人直接到國家商標局領取商標書件的條件：
(一)其委托的商標代理組織被注銷備案的;
(二)其委托的商標代理組織雖未被注銷備案，但提供了由地方工商局出具的其委托的商標代理組織已經注銷或被吊銷證據的;
(三)其委托的商標代理組織聯系不上，通過《商標公告》、“中國商標網”或其它途徑核實其書件被郵局退回的。
二、商標申請人根據領取書件應提交以下材料：
(一)《領取書件聲明》;
(二)身份證明文件(商標申請人為自然人的，為身份證原件及復印件;商標申請人為法人或其他組織的，為加蓋單位公章的主體資格證書復印件、單位介紹信和經辦人身份證復印件);
(三)委托他人領取的，還須提交商標申請人簽章的委托書原件、領取人身份證原件及復印件。
三、書件領取方式
被郵局退回的有關書件在國家商標局商標注冊大廳“事后查詢窗口”領取。
附件：《領取書件聲明》格式
領取書件聲明
本人(申請人名稱，自然人須填寫身份證號碼)于200X年XX月XX日在商標局領取了第XXXXXXX號《商標注冊證》或有關書件名稱。
本領取人承諾：通知我的委托代理人將不再向商標局重復領取同一書件，并承擔由此產生的一切法律后果。
特此聲明。
( 領取人簽字或蓋章)
二〇〇X年XX月XX日